Für viele meiner Kunden beginnt mit einem neuen Kalenderjahr auch das neue Geschäftsjahr. Es dauert deshalb auch nicht lange, bis die Frage aufkommt: "Wann denkst du, werden wir den Jahresabschluss fertigstellen?" Einige meiner Kunden stellen diese Frage bereits am 2. Januar an ihren Steuerberater und sind dann oft überrascht von seiner Antwort. Hier prallen manchmal Welten zusammen: Der Unternehmer, der glaubt, er kann bis Mitte Januar den fertigen Abschluss bekommen und der Steuerberater, der weiß, dass er bis 30. September fertig sein muss. In dieser Bandbreite liegen die Erwartungen.
Es kommt also regelmäßig vor, dass meine Kunden unverständig reagieren, wenn sie erfahren, dass es länger als drei Monate nach dem Bilanzstichtag dauert, bis der Abschluss fertiggestellt ist. In solchen Momenten höre ich oft, dass ein Wechsel des Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers in Erwägung gezogen wird, da dieser als zu langsam und/oder zu teuer empfunden wird.
Der Zeitdruck, den meine Kunden beim Jahresabschluss verspüren, hängt fast immer mit Finanzierungsfragen zusammen, sei es das Informationsbedürfnis bestehender Kapitalgeber wie Banken, Investoren oder Mezzanine-Finanzierer oder anstehende Finanzierungen und M&A-Transaktionen. Daher ist das Bedürfnis nach einem schnellen Jahresabschluss im Zusammenhang mit Finanzierungen in der Regel groß. Dieser Jahresabschluss sollte idealerweise von einem Wirtschaftsprüfer testiert oder zumindest von einem Steuerberater geprüft sein.
Die offiziellen Adressaten des Jahresabschlusses sind die Finanzbehörden und das Firmenbuch. Zusätzlich benötigen Kapitalgeber, insbesondere Banken, von ihren Unternehmenskunden regelmäßig Jahresabschlüsse. Vor der Bewilligung eines Kredits sind in der Regel drei aufeinanderfolgende Jahresabschlüsse erforderlich, und während der Laufzeit des Kredits müssen regelmäßig Jahresabschlüsse innerhalb bestimmter Fristen übermittelt werden. Auch für Unternehmensbewertungen im Zusammenhang mit M&A-Transaktionen dient der Jahresabschluss als wichtige Grundlage.
Dass ein frühzeitiger Jahresabschluss auch klar Vorteile bringt, liegt auf der Hand: verbessertes Standing bei Banken und Kapitalgebern, erhöhtes Vertrauen der Investoren, bessere finanzielle Planung, reduzierte Unsicherheit und verbesserte Transparenz für alle Interessengruppen, sowie eine positive Reputation für Unternehmen, die sich durch pünktliche Jahresabschlüsse auszeichnen. Ein schneller Jahresabschluss ist mehr als nur eine regulatorische Pflicht – es ist ein wertvolles Werkzeug für den Unternehmenserfolg! Daher werde ich in diesem Artikel vor allem aufzeigen, was Unternehmen tun können, um schnell zu einem Jahresabschluss zu kommen.
1. Was ist ein Jahresabschluss?
Ein Jahresabschluss ist eine finanzielle Zusammenfassung der Geschäftstätigkeit und der finanziellen Lage eines Unternehmens am Ende eines jeden Geschäftsjahres. Er besteht in der Regel aus verschiedenen Berichten und Dokumenten, die wichtige Informationen über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit eines Unternehmens beinhalten. Im Wesentlichen besteht der Jahresabschluss aus:
Bilanz
Die Bilanz zeigt die finanzielle Lage des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Sie listet die Vermögenswerte des Unternehmens (wie Cash, Anlagevermögen, Forderungen) sowie die Schulden und das Eigenkapital auf. Die Bilanz stellt sicher, dass die finanziellen Ressourcen des Unternehmens korrekt erfasst sind und dass die Vermögenswerte die Verbindlichkeiten nicht übersteigen.
Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung gibt Aufschluss über die Einnahmen, Kosten und Gewinne des Unternehmens während des Geschäftsjahres. Sie zeigt, ob das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet oder Verluste erzeugt hat.
Kapitalflussrechnung
Die Kapitalflussrechnung dokumentiert die Bewegungen von Geld in das Unternehmen (Einnahmen) und aus dem Unternehmen (Ausgaben) während des Geschäftsjahres. Dies hilft dabei, die Liquidität und den die Art der Geldflüsse im Unternehmen besser zu verstehen.
2. Wer muss einen Jahresabschluss machen?
Kapitalgesellschaften in Österreich und Deutschland, wie Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Aktiengesellschaften (AG), sind gesetzlich verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen und zu veröffentlichen. Dazu zählt auch seit 01.01.2024 auf die Flexco in Österreich. Der Jahresabschluss muss den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Das Ziel des Jahresabschlusses ist die Gewinnermittlung, die als Grundlage der Besteuerung herangezogen wird.
3. Wer erstellt des Jahresabschluss?
Die Erstellung des Jahresabschlusses ist von entscheidender Bedeutung, da er zur Gewinnermittlung gegenüber dem Finanzamt dient. Infolgedessen liegt die Verantwortung für die Einreichung des Jahresabschlusses und die Vertretung der Interessen des Unternehmens gegenüber den Finanzbehörden in der Zuständigkeit des Steuerberaters des Unternehmens.
Die Vorbereitung des Jahresabschlusses kann entweder direkt durch den Steuerberater erfolgen, was in den meisten Fällen bei meinen Kunden der Standard ist, oder je nach Unternehmensgröße und der Größe der Finanzabteilung durch spezialisierte Bilanzierer, die oft Bilanzbuchhalter mit entsprechender Erfahrung sind.
Der Ersteller des Abschlusses greift auf die finanziellen Informationen zurück, die von der Finanzbuchhaltung bereitgestellt werden, um die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie gegebenenfalls den Anhang gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu erstellen. Dabei ist es wichtig sicherzustellen, dass sämtliche steuerlichen Bestimmungen und Regelungen eingehalten werden. Dadurch wird gewährleistet, dass das Unternehmen die korrekten Steuern entrichtet und gegebenenfalls steuerliche Vergünstigungen oder Abschreibungen in Anspruch nehmen kann, sofern dies gesetzlich vorgesehen ist.
4. Bis wann muss der Jahresabschluss fertig sein?
In Österreich gelten unterschiedliche Fristen für die Erstellung und Offenlegung des Jahresabschlusses, abhängig von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens. Kapitalgesellschaften in Österreich haben in der Regel neun Monate Zeit nach Ende des Geschäftsjahres, um ihren Jahresabschluss zu erstellen. Das bedeutet, dass der Jahresabschluss in der Regel bis spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag fertiggestellt und ggü. Finanzamt und Firmenbuch eingereicht werden muss.
5. Wie macht ein Bilanzierer/Steuerberater den Jahresabschluss einer GmbH?
Der Bilanzierer oder Steuerberater verwendet in der Regel für die Erstellung des Jahresabschlusses das gleiche System wie für die laufende Buchhaltung des Unternehmens. Falls unterschiedliche Systeme im Einsatz sind, beispielsweise wenn die Steuerberatungskanzlei eine andere Software verwendet als der Mandant, müssen die Daten aus der Finanzbuchhaltung exportiert und in die Bilanzbuchhaltung importiert werden.
Bei der Bilanzierung geht es jedoch nicht nur darum, alle Buchungen im Hauptbuch und in den Nebenbüchern vollständig und korrekt zu erfassen, sondern auch die komplexen Zusammenhänge zwischen Aufwands-, Ertrags- und Bilanzkonten korrekt darzustellen. Dies erfordert präzise Arbeit und Sorgfalt, selbst bei einer einzelnen Gesellschaft, und stellt bereits einen erheblichen Arbeitsaufwand dar, trotz aller vorherigen Vorbereitungen.
Sobald jedoch eine Unternehmensgruppe involviert ist, in der es auch Transaktionen zwischen den verschiedenen Gruppengesellschaften gibt, steigt die Komplexität weiter an, und der Abstimmungsaufwand wird erheblich erhöht. In solchen Fällen ist eine genaue Koordination und Abstimmung der finanziellen Daten zwischen den verschiedenen Tochtergesellschaften unerlässlich, um einen konsolidierten Jahresabschluss korrekt erstellen zu können.
6. Was kann man tun, um den Prozess zu beschleunigen, damit der Bilanzierer/Steuerberater schneller fertig wird?
Um den Prozess der Jahresabschlusserstellung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass der Bilanzierer oder Steuerberater effizient arbeiten kann, habe ich nachfolgend eine Checkliste entwickelt. Diese Checkliste basierend auf meinen Erfahrungen als Unternehmensberater bei Projekten, in denen wir sehr schnell einen Jahresabschluss herbeiführen mussten. Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit - je nach individuellen Anforderungen und Unternehmensstrukturen können weitere spezifische Aufgaben und Maßnahmen erforderlich sein. Sie bietet aber wesentliche Anhaltspunkte und Basics, die jedes Unternehmen durchführen kann, um die Abschlusserstellung maßgeblich zu beschleunigen.
8. Zusammenfassung: Was kann man als Unternehmen tun, um schnell einen Jahresabschluss zu erhalten?
Teamorganisation
Ein klares Projektteam für den Jahresabschluss definieren, bestehend aus internen Mitarbeitern (z.B. Buchhaltern) und gegebenenfalls externen Beratern.
Planung
Wesentliche Fristen und Meilensteine festlegen und im Kalender aller Beteiligten vermerken.
Regelmäßige Abstimmungen
Fixe, wiederkehrende Meetings für Updates und Abstimmungen einrichten, um den Fortschritt zu überwachen und zeitnah auf Herausforderungen reagieren zu können.
Dokumentenmanagement
Einen zentralen Datenraum für alle relevanten Unterlagen einrichten, um schnellen und sicheren Zugriff zu gewährleisten.
Kommunikation mit Stakeholdern
Frühzeitig Kunden und Lieferanten informieren und nötige Dokumente anfordern.
9. Was bringen diese Maßnahmen?
Die in der Checkliste dargelegten Maßnahmen haben sich als äußerst effektiv erwiesen, um die Effizienz und Geschwindigkeit bei der Fertigstellung von Jahresabschlüssen deutlich zu verbessern. Nachfolgend einige der Vorteile und Ergebnisse, die ich in den letzten 20 Jahren bei von mir begleiteten Unternehmen feststelle.
Beschleunigte Prozesse
Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können Unternehmen die Zeit, die für die Fertigstellung ihrer Abschlüsse benötigt wird, erheblich reduzieren. Dies führt dazu, dass Abschlüsse schneller fertiggestellt werden, was wiederum die Reaktionsfähigkeit gegenüber externen Anforderungen und Änderungen verbessert.
Verbesserte Datenqualität
Eine gründliche Prüfung und Bereinigung von Finanzdaten vor dem Abschlussprozess führt zu einer erheblichen Verbesserung der Datenqualität insgesamt. Dies hilft, Fehler und Ungenauigkeiten zu minimieren, was wiederum das Vertrauen der Stakeholder in die Buchhaltung stärkt.
Effizientere Ressourcennutzung
Die Checkliste ermöglicht es meinen Kunden, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen, indem sie klare Verantwortlichkeiten und Zeitpläne für die verschiedenen Abschlussaufgaben festlegt. Dies hilft, Überlastungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte rechtzeitig erledigt werden.
Reduzierung von Stress und Fehlern
Durch die strukturierten Maßnahmen in der Checkliste und die Projektstruktur werden Mitarbeiter weniger stressigen Situationen ausgesetzt und können sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren. Dies trägt dazu bei, menschliche Fehler zu minimieren und Mitarbeiter zu schonen.
Bessere Compliance und Governance
Die Einhaltung von Best Practices und regulatorischen Anforderungen wird durch die systematische Umsetzung der Checkliste verbessert. Dies ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren und das Vertrauen von Investoren, Aufsichtsbehörden und anderen Stakeholdern zu gewinnen. Für den Fall einer Prüfung durch die Finanzbehörden oder ein Audit durch einen Wirtschaftsprüfer ist ein strukturierter Prozess und eine damit verbundene Dokumentation dieses Prozesses immer wichtig. Oder wie es mal ein Mathelehrer ausgedrückt hatte: „Ordnung ist die halbe drei“
Kosteneinsparungen
Effiziente Prozesse führen zu Kosteneinsparungen, da weniger Ressourcen für den Abschluss benötigt werden. Je mehr intern vorbereitet wird, desto weniger müssen Wirtschaftsprüfer und Steuerberater erbringen. Das führt zu erheblichen finanziellen Verbesserungen für meine Kunden.
10. Was sind die positiven Auswirkungen eines schnelleren Jahresabschlusses?
Eine schnelle Jahresabschlusserstellung hat weitreichende, positive Auswirkungen auf meine Kunden, insbesondere im Zusammenhang mit Finanzierungen.
Verbessertes Standing bei Banken und Kapitalgebern
Da der Jahresabschluss 6 Monate vor dem gesetzlichen Pflichttermin erstellt wird, sendet dies ein starkes Signal an Banken und Kapitalgeber. Es zeigt, dass das Unternehmen seine finanziellen Verpflichtungen und Berichtspflichten ernst nimmt und in der Lage ist, seine finanzielle Leistung zeitnah und präzise zu dokumentieren. Dies kann die Chancen auf die Gewährung von Krediten oder Investitionen erhöhen.
Erhöhtes Vertrauen der Investoren
Investoren, sei es in Form von Eigenkapitalinvestoren oder Mezzaninegebern, schätzen Unternehmen, die frühzeitig transparente finanzielle Informationen bereitstellen. Ein schneller Jahresabschluss schafft Vertrauen und führt bei Investoren dazu, in das Unternehmen zu investieren.
Bessere finanzielle Planung
Mit einem frühzeitigen Jahresabschluss kann das Management schneller mit der Entwicklung von Geschäftsstrategien und der finanziellen Planung für das kommende Geschäftsjahr beginnen. Dies ermöglicht eine bessere Vorbereitung auf potenzielle Herausforderungen und Chancen.
Reduzierte Unsicherheit
Ein schneller Jahresabschluss verringert die Unsicherheit und verbessert die Transparenz für alle Interessengruppen, einschließlich der Mitarbeiter.
Positive Reputation
Unternehmen, die sich durch pünktliche Jahresabschlüsse auszeichnen, genießen eine positive Reputation – z.B. gegenüber Kreditversicherern.
Zusammenfassung & Fazit
Zusammenfassend kann ich sagen, dass die Umsetzung der in der Checkliste dargelegten Maßnahmen entscheidende Vorteile für Unternehmen bei der Erstellung ihres Jahresabschlusses bietet. Diese Vorteile umfassen beschleunigte Prozesse, eine verbesserte Datenqualität, effizientere Ressourcennutzung, die Reduzierung von Stress und Fehlern, bessere Compliance und Kosteneinsparungen durch die effiziente Vorbereitung des Abschlusses, also geringere Beraterkosten.
Die positiven Auswirkungen eines schnelleren Jahresabschlusses sind weitreichend und umfassen ein verbessertes Standing bei Banken und Kapitalgebern, erhöhtes Vertrauen der Investoren, bessere finanzielle Planung, reduzierte Unsicherheit und verbesserte Transparenz für alle Interessengruppen, sowie eine positive Reputation für Unternehmen, die sich durch pünktliche Jahresabschlüsse auszeichnen.
Insgesamt sind die genannten Maßnahmen und ihre Wirkung entscheidend, um die finanzielle Gesundheit und das Wohlstandspotenzial eines Unternehmens zu steigern und gleichzeitig das Vertrauen und die Unterstützung der Stakeholder zu gewinnen. Ein schneller Jahresabschluss ist ein wertvolles Tool für den Unternehmenserfolg!
